Vous souhaitez organiser un séminaire à l’extérieur avec vos collaborateurs ? Toutefois vous avez des appréhensions relatives au financement d’un tel projet. Vous n’avez aucune idée relative aux éléments indispensables à la réussite d’un tel événement ? Nous vous présentons les phases de mise sur pied d’un séminaire à l’étranger.
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Fixer les objectifs du séminaire
La réussite de votre séminaire dépend forcément de l’atteinte des objectifs préalablement définis. C’est pour cela qu’elle constitue la première étape de la concrétisation de votre projet de séminaire à l’étranger. Vous devez alors penser au nombre de participants et planifier la période de déroulement du séminaire. Une réflexion sur les thématiques à aborder lors du séminaire est aussi nécessaire. Vous devez aussi dresser la liste des résultats escomptés. Il ne faut surtout pas oublier de répertorier l’ensemble des activités à mener lors du séminaire. Ainsi, vous devez absolument éviter l’improvisation. N’hésitez pas à contacter une agence. Vous planifierez avec cette agence et organiserez votre séminaire à l’étranger.
Clairement définir le budget
Le séminaire de votre entreprise ne peut avoir lieu que s’il bénéficie d’un investissement financier considérable. Vous devez alors impérativement identifier l’ensemble des dépenses indispensables à la réussite de votre séminaire d’entreprise. Vous pourrez alors contacter votre responsable financier pour une orientation objective des dépenses à mener. De plus, vous devez absolument éviter les périodes touristiques comme les vacances d’été. De manière générale, les prix grimpent à cette période.
Préparation de vos participants
Il faudra vous renseigner sur les exigences législatives du pays de destination relatives aux demandes de visa, visas exigés, droits de douane. De plus, vous devrez communiquer aux participants les informations liées aux us et coutumes du pays d’accueil. Naturellement, vous devez vérifier tous les dossiers que vous recevrez et vous rassurez qu’ils soient complets. En effet, la moindre erreur compromettrait le voyage d’un participant.